Veelgestelde vragen over het dossier

• Kan ik mijn dossier inzien?

  Je mag zien wat er in het dossier staat. Maar je mag alleen gegevens en informatie zien die over jouzelf gaan. Dat heeft te maken met de privacywet. Je kunt alleen gegevens over anderen in het dossier bekijken als je toestemming hebt van die persoon. Kort uitgelegd gelden de volgende regels:

  • Ben je 16 jaar of ouder? Alleen jij mag in het dossier kijken. Willen jouw ouders (met gezag) of voogd het dossier inzien? Dan hebben zij jouw toestemming nodig.
  • Ben je tussen de 12 en 16 jaar? Jij en je ouders met gezag of voogd mogen allebei in het dossier kijken. Je ouder met gezag of voogd heeft geen toestemming van jou nodig om dit te doen.
  • Ben je jonger dan 12 jaar? Dan mag je niet in het dossier kijken. Alleen jouw ouders met gezag of voogd kunnen dat namens jou doen.
  • Ben je wilsonbekwaam? Dan mogen jouw ouders met gezag of voogd in het dossier kijken. Ben jij 18 jaar of ouder? Dan heeft jouw (wettelijk) vertegenwoordiger recht om in het dossier te kijken.

• Hoe vraag ik inzage in het dossier aan?

  Inzage dossier in de provincie Utrecht
  Mag jij in het dossier kijken en stond je tijdens de betrokkenheid van Veilig Thuis Utrecht ingeschreven in de provincie Utrecht? Mail dan een kopie van jouw ID bewijs en een verzoek tot inzage naar: inzagedossier@samen-veilig.nl. Ook als je vragen hebt over je al ingediende verzoek tot inzage dossier kun je contact opnemen via dit e-mailadres.
  
  Let op: naast Veilig Thuis Utrecht maakt ook SAVE Jeugdbescherming onderdeel uit van Samen Veilig Midden-Nederland. Heb je ook contact gehad met SAVE Jeugdbescherming? En wil je ook die gegevens inzien? Dan moet je bij Veilig Thuis Utrecht en bij SAVE Jeugdbescherming afzonderlijk een verzoek indienen om het dossier te kunnen inzien.
  
  Inzage dossier buiten de provincie Utrecht
  Als je tijdens de betrokkenheid van Veilig Thuis in een andere provincie stond ingeschreven, kun je via het landelijke telefoonnummer (0800-2000) contact opnemen met de betreffende vestiging van Veilig Thuis in die provincie om jouw verzoek daar in te dienen.

• Kan ik een kopie krijgen van het dossier?

  Je hebt recht op een kopie van gegevens die over jou zijn opgenomen in het dossier. Wil jij een kopie opvragen? Mail dan een kopie van jouw ID bewijs en je verzoek naar: inzagedossier@samen-veilig.nl. Ook als je vragen hebt over je al ingediende verzoek tot inzage dossier kun je contact opnemen via dit e-mailadres. Uiterlijk binnen een maand na je verzoek ontvang je een reactie. Deze termijn kan met twee maanden verlengd worden als het om een ingewikkeld dossier gaat. Ben je het niet eens met die reactie? Dien dan binnen zes weken na de beslissing van Veilig Thuis Utrecht een verzoek in bij de burgerlijke rechter om een besluit te nemen over jouw verzoek aan Veilig Thuis Utrecht. Je hebt geen advocaat nodig om dit verzoek in te dienen bij de burgerlijke rechter.

• Wie heeft toegang tot mijn dossier?

  Iedereen die toegang heeft tot het dossier gaat vertrouwelijk om met de informatie uit het dossier. Zij hebben een geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat zij niet zomaar met anderen over het dossier mogen praten. Ook moeten zij in het bezit zijn van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
  
  De volgende medewerkers hebben toegang tot het dossier:
  

  • Medewerkers van Veilig Thuis Utrecht die betrokken zijn hebben toegang tot informatie in het dossier. Dat geldt ook voor de vervanger van deze medewerker. Voor gedragswetenschappers en juristen die om advies worden gevraagd kan het ook nodig zijn dat zij toegang hebben tot het dossier. Dit gebeurt alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
  • Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren van rapportages, hebben administratieve medewerkers toegang tot het dossier.

  
  Voor onderzoek & controle hebben de volgende personen toegang:
  

  • Leidinggevenden (of namens hen gemandateerden) kunnen dossiers inzien voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles, interne audits en klachtbemiddeling en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten.
  • Veilig Thuis Utrecht en/of Samen Veilig Midden-Nederland (moederorganisatie van Veilig Thuis Utrecht) kunnen ervoor kiezen om mee te werken aan wetenschappelijk onderzoek in het kader van het algemeen belang. Voor dit onderzoek worden dossiers geselecteerd. Indien onderzoekers toegang krijgen tot een dossier dan gelden strikte voorwaarden zoals het kunnen aantonen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en ook voor de onderzoekers geldt de verplichting t.a.v. het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. Tevens zullen in de uiteindelijke onderzoeksrapportage nooit persoonsgegevens zijn opgenomen.
  • Jaarlijks krijgt Veilig Thuis Utrecht bezoek van een accountant. Voor de financiële controles die deze instantie uitvoert, kan steekproefsgewijs toegang tot dossiers worden gevraagd. In het geval dat de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd of de inspectie Justitie en Veiligheid een onderzoek verricht in onze organisatie zijn wij verplicht hieraan mee te werken. Dat geldt ook voor een onderzoek door de (Kinder)ombudsman. Medewerkers van de genoemde organisaties hebben tevens een geheimhoudingsverklaring getekend.

• Met wie mogen jullie mijn gegevens uitwisselen?

  Veilig Thuis Utrecht mag persoonlijke gegevens niet zomaar aan anderen doorgeven. Ook mogen wij niet zomaar persoonlijke gegevens opvragen. Daarvoor hebben wij toestemming nodig van de persoon van wie wij gegevens willen doorgeven of opvragen. Ook moeten wij beoordelen of de privacy van die persoon niet wordt geschonden door het uitwisselen van informatie. In de volgende situaties kunnen wij echter zonder toestemming de informatie met een ander uitwisselen:

  • Veilig Thuis Utrecht is soms wettelijk verplicht informatie te verstrekken. Bijvoorbeeld aan de Inspectie Gezondheidszorg & Jeugd bij een calamiteit. Of het verstrekken van informatie aan een gecertificeerde instelling als er sprake is van een ondertoezichtstelling.
  • Veilig Thuis Utrecht mag zonder toestemming gegevens uitwisselen met de Raad voor de Kinderbescherming, andere Veilig Thuis organisaties, de rechterlijke macht en openbaar ministerie en Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden als dat nodig is om het kind te beschermen.
  • Als het voor het uitvoeren van de taak van Veilig Thuis Utrecht noodzakelijk is, verstrekt Veilig Thuis Utrecht gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening.
  • Als een medewerker vindt dat hij of zij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor het kind of een andere betrokkene kan voorkomen, dan kan de medewerker persoonsgegevens verstrekken aan bijvoorbeeld de politie of inbrengen in een samenwerkingsverband zoals een Zorg- en Veiligheidshuis.
  • Ter controle van de facturering van ons werk geeft Veilig Thuis Utrecht persoonsgegevens (naam/adres/woonplaats/BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten.
  • Veilig Thuis Utrecht is bevoegd om een melding te doen in het Elektronisch Signaleringssysteem Alle Risicojeugd (ESAR, provincie Flevoland) of in de Verwijsindex risicojongeren (VIR, provincie Utrecht). In deze systemen staat alleen geregistreerd dat er een melding is gedaan. De reden van de melding of inhoudelijke informatie die Veilig Thuis Utrecht over het kind heeft, wordt er niet in vermeld. Een melding omvat alleen het BSN van het kind, de naam en contactgegevens van Veilig Thuis Utrecht en de datum van de melding.

• Kan ik gegevens laten corrigeren?

  Zijn gegevens feitelijk onjuist of niet volledig? Dan heb je het recht op correctie van deze gegevens. Dien een verzoek tot correctie in bij de medewerker Veilig Thuis Utrecht. Indien nodig kijkt de Functionaris Gegevensbescherming mee naar je verzoek. Uiterlijk binnen een maand na je verzoek ontvang je een reactie.
  
  Ben je het niet eens met die reactie? Dien dan binnen zes weken na de beslissing van Veilig Thuis Utrecht een verzoek in bij de burgerlijke rechter om een besluit te nemen over jouw verzoek aan Veilig Thuis Utrecht. Je hebt geen advocaat nodig om dit verzoek in te dienen bij de burgerlijke rechter.
  
  Zijn jij en de medewerker het nog niet eens over of gegevens kloppen of niet? Dan mogen deze gegevens tijdelijk niet verwerkt worden (dat wordt ook wel beperken van verwerken van persoonsgegevens genoemd).

• Kan ik het dossier laten vernietigen?

  Je kunt verzoeken om vernietiging van het dossier. Het dossier kan niet vernietigd worden als bewaren van het dossier van aanmerkelijk belang is voor een ander dan jijzelf of als de wet dit niet toestaat. Zo vraag je een verzoek tot vernietiging aan Wil jij het dossier of gegevens laten vernietigen? Dien dan een verzoek in bij de medewerker van Veilig Thuis in jouw regio. Woonde je in de provincie Utrecht toen je met Veilig Thuis te maken had? Dan dien je jouw verzoek tot vernietiging in bij de medewerker van Veilig Thuis Utrecht. Woonde je in een andere provincie? Kijk dan hier met welke Veilig Thuis regio je contact op moet nemen om je dossier te laten vernietigen. Procedure bij Veilig Thuis Utrecht Indien nodig kijkt de Functionaris Gegevensbescherming mee naar je verzoek. Uiterlijk binnen een maand na je verzoek ontvang je een reactie. Ben je het niet eens met die reactie? Dien dan binnen zes weken na de beslissing van Veilig Thuis Utrecht een verzoek in bij de burgerlijke rechter om een besluit te nemen over jouw verzoek aan Veilig Thuis Utrecht. Je hebt geen advocaat nodig om dit verzoek in te dienen bij de burgerlijke rechter.

• Hoe lang bewaart Veilig Thuis Utrecht mijn gegevens?

  Veilig Thuis Utrecht is wettelijk verplicht de persoonsgegevens uit je dossier of het dossier van je kind ten minste 20 jaar te bewaren na afsluiting van dit dossier.

• Hoe zijn mijn gegevens beveiligd?

  De beveiliging van persoonsgegevens vindt plaats via meerdere technische en organisatorische maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang (bijhouden wie toegang heeft), gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers.

• Hoe kan ik een klacht indienen over de verwerking van mijn persoonsgegevens?

  Ben je niet tevreden over hoe Veilig Thuis Utrecht omgaat met jouw persoonsgegevens? Bespreek dit dan met de medewerker en/of zijn of haar leidinggevende. Of neem contact op met de Functionaris Gegevensbescherming. Deze functionaris kan je onafhankelijk advies geven over de situatie waar je niet tevreden over bent. Je kunt je klacht of verzoek ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.